Mettere in regola la tua attività in 10 minuti - Video guida

Adesso che hai avviato la tua nuova attività, scopri come partire nel modo giusto e metterti in regola in pochi minuti. Che tu sia un professionista o una società, ti guideremo passo dopo passo e ti mostreremo gli aspetti più importanti su cui concentrarti.

Abbiamo creato una breve video guida in cui parleremo dei rapporti con i clienti e fornitori e dei contratti più utilizzati. Vedremo quando conviene assumere un dipendente oppure fare una collaborazione e scoprirai che ci sono alcuni adempimenti legati, per esempio alla privacy. Nel video scoprirai come gestire con LexDo.it tutti questi passaggi in modo semplice e veloce. Se preferisci, potrai trovare le stesse informazioni leggendo l'articolo qui sotto.

Indice

Ecco i punti principali della guida:

1. Metti in regola i tuoi rapporti commerciali
2. Gestisci rapporti e contratti di lavoro
3. Proteggi il tuo marchio e le tue idee
4. Rispetta le regole sulla privacy
5. Regola il tuo sito web

1. Metti in regola i tuoi rapporti commerciali

Come abbiamo detto, uno dei rapporti più importanti è sicuramente quello con i propri clienti e fornitori. È necessario assicurarsi che gli impegni vengano rispettati. Per farlo è consigliabile specificare esattamente il tipo di attività da svolgere, il corrispettivo, le responsabilità e la durata del rapporto.

Vediamo insieme qualche esempio:

La prestazione d'opera e l’appalto

Per affidare a un soggetto la realizzazione di un’opera o di un servizio (es. lo sviluppo di un sito web), si possono utilizzare il contratto di prestazione d’opera o il contratto di appalto. 

Si deve usare il contratto di prestazione d’opera quando il soggetto è un professionista o una ditta individuale e svolge quindi l’attività in autonomia, con il proprio lavoro personale e senza l’aiuto di altri collaboratori. Ad esempio, può trattarsi del freelance che realizza post sui social per il cliente.

Il contratto di appalto, invece, si deve utilizzare quando la prestazione viene eseguita da una realtà strutturata. Il soggetto incaricato, infatti, ha a disposizione il personale e i mezzi necessari per eseguire l’attività. L’imprenditore dà le direttive ai propri dipendenti per realizzare l’incarico. Ad esempio, l'impresa di costruzioni che costruisce una casa.

In entrambi i casi, il soggetto incaricato deve portare a termine l’attività entro una certa data e deve realizzare l’opera nei modi concordati con il cliente. Egli sarà responsabile, quindi, del raggiungimento del risultato.

La fornitura di servizi continuativi

L’imprenditore può aver bisogno di un'attività che, invece, si prolunga nel tempo. Ad esempio, l’attività di consulenza annuale dell'agenzia marketing per le campagne pubblicitarie. In questi casi per attività continuative o periodiche, si deve utilizzare un documento diverso da quelli appena visti: il contratto di fornitura di servizi continuativi.

Il fornitore del servizio agisce in completa autonomia. L’attività è continuativa nel tempo e non consiste nella consegna di qualcosa di specifico. Invece dei 10 post sui social, la prestazione può consistere nell’intera gestione dei social network.

2. Gestisci rapporti e contratti di lavoro 

Il secondo aspetto da regolare è il rapporto con i propri dipendenti e collaboratori. A seconda delle esigenze e di come si vuole regolare la prestazione, si utilizzano contratti diversi. Infatti, cambiano sia il tipo di rapporto sia i rispettivi obblighi.

I contratti di lavoro più frequenti sono:

• il contratto di lavoro subordinato. La caratteristica principale è che il dipendente deve seguire le direttive del datore di lavoro nello svolgimento delle proprie mansioni. Il contratto di lavoro subordinato definisce tutti gli aspetti essenziali del rapporto: corrispettivo, ferie, malattia, orari. 
• il contratto di collaborazione. In questo caso, non c’è un rapporto di subordinazione tra le parti. Il collaboratore, infatti, svolge la propria attività in piena autonomia e non deve rispettare nè orari nè modalità di esecuzione.  

Vediamoli nel dettaglio:

Il lavoro subordinato

Il lavoratore si obbliga a svolgere una determinata attività seguendo le indicazioni date dal datore di lavoro. Il contratto di lavoro subordinato deve indicare gli elementi fondamentali del rapporto, come la qualifica del lavoratore, le mansioni, il corrispettivo, le ferie e la malattia. Tuttavia, il datore di lavoro dovrà regolare questi aspetti secondo le disposizioni del CCNL (contratti collettivi nazionali del lavoro) di riferimento in alcuni casi.

La durata e le modalità del rapporto possono cambiare e dovranno essere indicate nel contratto di lavoro subordinato. Si tratta di un tipo di rapporto elastico, infatti si potrà avere, ad esempio:

• contratto di lavoro a tempo indeterminato. Il datore di lavoro e il dipendente non hanno previsto una durata e il rapporto risulta, quindi, stabile. Un esempio tipico è l’impiegato. 
• contratto di lavoro a tempo determinato. Al contrario, in questo caso è previsto una durata del rapporto di lavoro (es. 2 anni). Viene utilizzato, per esempio, per coprire i dipendenti in periodo di maternità o paternità.
• contratto di lavoro chiamata. Si utilizza quando il datore di lavoro ha bisogno dell’attività del dipendente in modo discontinuo. Questo tipo di contratto è utilizzato, per esempio, per i camerieri. 

Il rapporto di collaborazione 

Come abbiamo visto nel primo paragrafo, l’imprenditore può utilizzare il contratto di prestazione d’opera, il contratto di appalto o quello di fornitura di servizi continuativi quando ha bisogno di una specifica prestazione. Il soggetto incaricato agisce in completa autonomia rispetto all’imprenditore e deve solo raggiungere il risultato concordato. 

Invece, si deve utilizzare il contratto di collaborazione coordinata e continuativa (co.co.co.) quando l’attività si prolunga nel tempo e il collaboratore concorda con il committente il risultato e le modalità con cui prestare la sua attività. Quindi il collaboratore, pur lavorando in autonomia, è inserito nell’organizzazione aziendale dell’imprenditore.

3. Proteggi il tuo marchio e le tue idee

Una volta regolati i rapporti con clienti, fornitori, collaboratori e dipendenti, è importante concentrarsi anche su altri aspetti, come la tutela del marchio e delle idee. Il marchio è qualsiasi elemento grafico (come un logo) che contraddistingue i prodotti e i servizi dell’imprenditore. Invece, per idea intendiamo un elemento innovativo che dà un vantaggio all’attività stessa. Se l’idea consiste in un’invenzione e rispetta alcuni requisiti previsti dalla legge, allora potrà essere brevettata e tutelata con il deposito e la registrazione del brevetto.

Il marchio e l’invenzione sono elementi di grande valore. Per questo motivo, esistono strumenti per tutelarsi ed evitare che altri li sfruttino. Vediamo insieme i più comuni. 

Registrazione del marchio

Per evitare che altri utilizzino il proprio segno distintivo, è necessario registrare il marchio. La registrazione del marchio garantisce al suo titolare il diritto esclusivo di utilizzare quel simbolo per i propri prodotti e servizi. Un esempio di marchio è il logo dell’azienda.

La procedura di registrazione del marchio include, in genere:

• la ricerca di anteriorità per verificare se esistono già marchi simili o identici al vostro 
• la scelta della tipologia di marchio più adatto, verificando se registrare in italia, in altri stati, in Europa e scegliendo le classi di merito più opportune
• il deposito e la domanda di registrazione e con i nuovi bandi è possibile ottenere agevolazioni fino all’80% delle spese di registrazione di marchi e brevetti.

Accordo di riservatezza

Un altro modo per tutelarsi, ad esempio quando si condividono segreti aziendali o commerciali durante una trattativa, è con l’Accordo di riservatezza. Con questo documento ci si assicura che le informazioni condivise non vengano divulgate. L’accordo di riservatezza consente: 

• di limitare l'uso di informazioni riservate, evitando che vengano diffuse
• di regolare la durata della riservatezza, per tutto il tempo necessario
• di limitare la condivisione con terzi, autorizzando solo determinati soggetti all’uso delle informazioni

4. Rispetta le regole sulla privacy

Un altro tema importante è l’osservanza della normativa privacy. Si tratta della disciplina sulla protezione e il trattamento dei dati personali di soggetti fisici. Si considerano dati personali quelli che possono individuare una persona fisica come, ad esempio, i dati anagrafici.

I soggetti i cui dati vengono trattati devono essere informati sulle modalità e sulle finalità di questo trattamento attraverso un documento chiamato Privacy Policy. Ad esempio, il titolare di un sito E-commerce dovrà informare i clienti su come usa i loro dati e, se necessario, richiedere il consenso.

Se hai un sito web, oltre alla privacy policy dovrai redigere anche la Cookie policy. Questo documento serve per informare i visitatori che sul loro dispositivo vengono memorizzati dei cookie quando accede ad un sito. I cookie salvano i dati di navigazione dell'utente e possono essere usati dal titolare del sito per diversi scopi. Ad esempio, per memorizzare informazioni dell'utente e permettergli di velocizzare l'accesso ai servizi online.

Altri due documenti importanti sono il Registro dei Trattamenti dei Dati Personali e Nomina del responsabile di trattamento dei dati personali. Il primo documento serve per conservare in un unico posto tutti i dati personali che vengono trattati (dati dei clienti, dati dei dipendenti, etc.) e le informazioni relative al loro trattamento. Il secondo documento è invece necessario quando si deve incaricare un soggetto esterno alla propria organizzazione a trattare i dati per conto del titolare. Per esempio, è responsabile di trattamento dei dati personali il commercialista che si occupa delle buste paga dei dipendenti di un’azienda.

5. Regola il tuo sito web 

Se il business si sviluppa online è necessario seguire apposite regole per tutelare i clienti. Si tratta di regole diverse a seconda della tipologia di sito web. Ad esempio, può trattarsi di un e-commerce, di un e-marketplace o di un sito vetrina. 

I documenti più importanti da realizzare sono:

• Termini e Condizioni Sito Web o App per regolare la vendita dei propri prodotti e servizi
• Privacy e Cookie Policy di un Sito Web o di un'App che, come abbiamo visto servono a informare i clienti di come verranno trattati i loro dati personali
• Condizioni di Adesione E-marketplace, che regola i rapporti tra il titolare della piattaforma e i venditori che utilizzano il sito.
• Condizioni di Vendita Fornitori Terzi E-marketplace, che regola, invece, i rapporti tra i venditori e gli utenti dell’e-marketplace.

Tutto ciò che abbiamo visto durante questa guida è incluso e scaricabile con il vostro piano LexDo.it. 

Check-up della tua attività

Con il servizio Lexdo.it è possibile realizzare tutti i contratti e ottenere consulenze con avvocati specializzati. Avrete a disposizione una libreria con più di 200 contratti, tutti personalizzabili ad hoc alle proprie esigenze e sempre aggiornati all’ultima normativa. Inoltre, avrete la possibilità di scaricare i documenti in più formati tra cui l’HTML molto comodo per caricarli sul sito web.

L’altra parte sempre inclusa nel servizio sono le consulenze con avvocati. Parlerete, entro massimo 48h, con un avvocato specializzato nella materia che vi serve, quindi si parla sempre con uno specialista di settore. Per chi ha scelto il piano superior, è inclusa la figura dell’avvocato dedicato. Un professionista che diventerà il vostro punto di riferimento su Lexdo.it e che si occuperà di tutte le vostre esigenze. 

Infine, se non aveste già scelto il nostro servizio di contabilità è possibile attivarlo in qualsiasi momento dalla propria area personale. La tenuta della contabilità è un passaggio obbligatorio per ogni attività commerciale.