Informazioni su questo modello legale

16-7-2020

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Cos'è il Registro dei Trattamenti dei Dati Personali (GDPR)

Il Registro dei Trattamenti dei Dati Personali (GDPR) è uno degli adempimenti introdotti con il Regolamento europeo sulla privacy (GDPR). È quel documento attraverso il quale i soggetti che trattano i dati personali raccolgono tutte le informazioni relative alla gestione dei trattamenti che essi svolgono.

Il registro può essere creato in forma scritta o elettronica e al suo interno dovranno essere riportati i dettagli delle attività svolte in merito ai dati personali. Ad esempio dovranno essere indicate le modalità e gli scopi del trattamento, le categorie di dati trattati, le misure di sicurezza adottate, etc. Deve essere sempre aggiornato provvedendo a tenere traccia di ogni eventuale nuovo trattamento dei dati o di modifiche a quelli esistenti.

In molti casi (vedi la prossima sezione) redigere questo documento è obbligatorio, in generale però predisporre un registro dei trattamenti è sempre consigliato per:

  • tener sempre traccia delle attività svolte ed avviare così un’attività di mappatura dei dati trattati (ad es. annotare nuovi trattamenti, modifiche nei destinatari extra-UE, cessione di trattamenti, etc.);
  • poter mostrare al Garante Privacy (se lo richiede) la propria conformità al principio di responsabilizzazione richiesto dal GDPR.

Quando si usa il Registro dei trattamenti

Il registro è obbligatorio per le imprese o organizzazioni con più di 250 dipendenti. Quando vi sono meno di 250 dipendenti, deve essere comunque redatto se si effettua un trattamento dei dati di persone fisiche:

  • in modo non occasionale (ad es. un servizio web che raccoglie dati dei propri utenti);

  • con potenziali rischi per diritti e libertà dell’interessato (ad es. il tracciamento della posizione geografica);
  • che riguarda dati sensibili o relativi a condanne penali o reati (ad es. dati che possono ricondurre agli orientamenti politici, religiosi o sessuali degli interessati).

Secondo il GDPR, sia il titolare del trattamento (colui che decide finalità e mezzi) sia, se nominato, il suo responsabile (colui che tratta i dati per conto del Titolare), devono redigere il registro e tenerlo sempre in costante aggiornamento. Se si effettuano trattamenti sia come titolare che come responsabile, dovranno essere redatti due registri distinti e separati. Il registro del responsabile contiene informazioni diverse rispetto a quello del titolare: ad esempio andrà indicato per ogni trattamento il titolare per conto del quale sarà effettuato il trattamento a non dovranno essere specificate alcune informazioni sui trattamenti che saranno state già inserite nel registro del titolare.

Se il titolare o il responsabile sono soggetti extra UE e vogliono effettuare un trattamento dei dati nella UE devono nominare un rappresentante che avrà la responsabilità di tenere il registro per loro conto.

Che cosa contiene il modello di Registro dei trattamenti

È obbligatorio che nel registro del titolare vengano indicati:

  • Dati di contatto: per identificare il titolare o il responsabile del trattamento e degli eventuali Rappresentante del titolare e responsabile della protezione dei dati (DPO);
  • finalità del trattamento: gli scopi per cui si raccolgono i dati personali (per esempio fini statistici, profilazione dell'utente, gestione dei pagamenti, etc.). L'intervista permette di scegliere alcune finalità preimpostate e alcune personalizzabili;
  • base giuridica del trattamento: per specificare il motivo della legittimità del trattamento dei dati (es. basato sul consenso dell'interessato, necessario per rispettare un obbligo di legge, etc.;
  • periodo di conservazione dei dati: va specificato per quanto tempo vengono conservati i dati;
  • categorie di dati: per specificare quali dati personali vengono raccolti e trattati;
  • categorie di interessati e di destinatari dei dati: l'elenco dei soggetti da cui vengono raccolti i dati e di quelli a cui verranno comunicati (specificando se si trovano in paesi extra UE);
  • misure di sicurezza adottate: le tutele tecniche e organizzative che sono state adottate per prevenire rischi di distruzione, perdita, o di accesso non autorizzato ai dati personali.

È possibile stabilire il grado di dettaglio del registro e decidere di indicare informazioni in più, nel caso in cui si volesse specificare.

Il registro del trattamento è solo uno degli adempimenti previsti dalla GDPR. Dopo la creazione ti guideremo passo dopo passo attraverso tutti gli adempimenti successivi necessari e affinché tutti i documenti connessi vengano correttamente predisposti (ad es. Privacy Policy e Cookie Policy per i siti web). Se hai bisogno di più aiuto potrai anche richiedere una nostra consulenza GDPR generica con un'analisi dei trattamenti che effettui o più specifica riguardo l'adeguamento GDPR siti web.

Informazioni necessarie

Per completare il documento sono necessari tutti i dati riguardo il trattamento.

Il documento può essere modificato gratuitamente in ogni sua parte senza limiti di tempo. Non preoccuparti quindi se non hai a disposizione tutte le informazioni durante l’intervista, potrai sempre inserirle in un secondo momento.

Altri nomi

  • Registro Privacy
  • Registro dei responsabili del trattamento
  • Registro delle attività di trattamento
  • Registro trattamenti privacy
  • Register of processing operations

Altri modelli e facsimile utili