Vidimazione Libri Sociali per SRL di Nuova Costituzione

La vidimazione dei libri sociali è una delle operazioni che ogni SRL di nuova costituzione è tenuta a svolgere. Vediamo insieme come effettuarla correttamente attraverso le sue tre fasi di bollatura, vidimazione e pagamento della tassa e cosa succede se non si è puntuali nell'adempimento.

Vidimazione libri sociali: quando è obbligatoria e quando si è esonerati

I libri sociali sono dei registri con i quali si tiene traccia di tutta una serie di eventi o informazioni rilevanti per la società. Le società hanno obblighi diversi a seconda della tipologia (es. SRL o SPA). Per le SRL e le SRLS i libri obbligatori sono:

• il libro delle decisioni dei soci dove vengono riportati i risultati delle votazioni dell'assemblea dei soci (le decisioni e le dichiarazioni di ogni assemblea vengono riassunte nel verbale dell'assemblea dei soci)
• il libro delle decisioni degli amministratori che contiene le deliberazioni dell'organo amministrativo (amministratore o CDA)
• solo quando è presente il collegio sindacale nell'organizzazione della società, è obbligatorio anche il libro delle decisioni del collegio sindacale che riporta le attività decisionali dei sindaci

Per tenere correttamente i libri sociali una SRL deve svolgere correttamente la vidimazione nelle sue tre diverse fasi:

• la bollatura dei libri
• la vidimazione delle pagine
• il pagamento di una tassa di concessione governativa annuale.

Bollatura e vidimazione si devono effettuare la prima volta immediatamente dopo la costituzione della società e successivamente ogni volta che si esauriscono le pagine disponibili del libro che già si possiede. La tassa di concessione governativa, invece, deve essere versata ogni anno entro il 16 di marzo.

1. Bollatura libri sociali

Il primo passaggio di una corretta vidimazione è il versamento dell'imposta di bollo. Questo processo è detto "bollatura" perché fino a non molto tempo fa si effettuava mediante l'inserimento nei libri sociali di apposite marche da bollo (ora si può pagare anche in maniera telematica). Le marche da bollo sono degli adesivi che si possono incollare su atti e documenti pubblici per dimostrare il pagamento delle relative imposte.

Il procedimento inizia con il conteggio e la numerazione progressiva di tutte le pagine che compongono il libro. A questo punto bisognerà pagare un'imposta di bollo da €16 per ogni 100 pagine o frazioni di 100. Ad esempio, se il libro ha 217 pagine bisognerà pagare €16x3=€48 di imposta di bollo.

È possibile effettuare il pagamento di questa imposta in due modi diversi:

• online, mediante un modello F23 da pagare tramite la propria banca o sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Una volta effettuato il pagamento verranno riportati sul libro gli estremi dell'avvenuto versamento
• attaccando sui libri il numero necessario di marche da bollo da €16. Queste si possono acquistare in qualsiasi tabacchi o servizio pubblico autorizzato (es. ricevitorie di gioco) e dovranno essere incollate sull'ultima pagina del libro

2. Vidimazione dei libri sociali SRL e SRLS

Il passaggio successivo è la vidimazione vera e propria. La vidimazione è l’operazione che serve ad attestare l’autenticità di un documento e impedirne future alterazioni. Consiste nell’apposizione del sigillo di un pubblico ufficiale (es. timbro del notaio) su ogni pagina in modo che queste non possano essere sostituite o invertite di ordine. Questa operazione può essere svolta da un notaio oppure da un funzionario autorizzato dell’ufficio del Registro delle Imprese. 

Il costo della vidimazione dipende dal soggetto che la svolge:

• in genere se effettuata dal notaio il costo medio è di €150+IVA
• se effettuata presso la Camera di Commercio il costo è inferiore. Si pagano, infatti, €25 di diritti di segreteria per ogni libro o registro

La differenza, oltre che nel prezzo ovviamente, sta nel fatto che svolgendo l’operazione dal notaio, questo si occuperà di tutte le fasi e ne potrà garantire la correttezza, mentre l’operazione presso la camera di commercio, seppure più economica, dovrà essere svolta in autonomia e esporrà al rischio di commettere errori. I libri infatti devono essere forniti dall'imprenditore, rispettare determinate caratteristiche e riportare una serie di dati in modo corretto per evitare eventuali sanzioni.

3. Tassa vidimazione libri sociali

Infine, l'ultimo passaggio per completare correttamente la vidimazione è il pagamento della tassa di concessione governativa. Per le SRL si tratta di un importo forfettario che varia in base al capitale sociale. L’importo dovuto è di €309,87 se il capitale sociale è inferiore o uguale a €516.456,90 mentre se il capitale è superiore, l’importo è di €516,46.

Le modalità di pagamento variano a seconda che si tratti di una società appena costituita oppure di una società già esistente:

• Le società di nuova costituzione devono effettuare un versamento su un conto corrente postale intestato all’Agenzia delle Entrate
• Le società già esistenti dovranno pagare tramite un modello F24

Tardivo o omesso versamento della tassa e ravvedimento operoso

Per le società di nuova costituzione tutti gli adempimenti che abbiamo visto devono essere svolti prima della presentazione della dichiarazione di inizio attività che in genere viene eseguita dal commercialista al momento dell’apertura della partita IVA della società. Per questo motivo, la prima vidimazione viene fatta già al momento della costituzione della società dal notaio. Le società già esistenti, invece, dovranno adempiere a questi obblighi ogni anno entro il 16 di marzo.

L’omesso versamento della tassa annuale di vidimazione libri sociali è punito con una sanzione amministrativa che va dal 100% al 200% della tassa dovuta. Se si è in ritardo con i pagamenti ma non è ancora arrivata la contestazione è possibile regolarizzare la propria posizione con il ravvedimento operoso. Questa procedura consente di ridurre le sanzioni da pagare. Quanto prima si regolarizza la situazione tanto inferiore sarà la sanzione.

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