Libro Soci Associazione: Cos'è e Cosa Contiene

Il libro soci di un'associazione è il documento che contiene i dati di tutti gli associati. La sua tenuta è obbligatoria ed è molto importante per regolare e gestire al meglio l'ente. Scopriamo insieme cos'è e come funziona.

Cos'è il libro soci di un'associazione

Il libro soci di un'associazione è l'elenco di tutti gli associati iscritti all'ente. In questo registro vengono annotate tutte le informazioni di ogni persona che partecipa all'associazione. La corretta tenuta di questo libro è molto importante per facilitare la gestione della vita associativa.

Il libro soci è un documento che deve essere presente in ogni associazione ed è necessario:

1. perché si tratta di un obbligo di legge previsto per tutte le associazioni
2. per favorire una gestione ordinata degli iscritti, dei loro diritti e dei loro obblighi (es. diritto di voto in assemblea o obbligo di pagare la quota associativa)
3. per dimostrare la regolarità della vita associativa in caso di controlli

Cosa contiene il libro soci associazione

Nel libro soci vengono annotate le informazioni degli associati e queste possono variare a seconda della tipologia di associazione. Infatti, non sono previsti obblighi specifici riguardo il contenuto. Tuttavia, in genere, vengono registrati i dati identificativi dei soci insieme ad altre informazioni necessarie per l'attività dell'associazione, come:

• anagrafica del socio: nome, cognome, ecc.
• eventuale carica nell'associazione
• dati di contatto: numero di telefono, indirizzo, e-mail
• numero della tessera: se viene rilasciata
• data di iscrizione

Oltre a questi dati più semplici si può scegliere di annotare altre informazioni ritenute importanti o utili. Ad esempio, si possono annotare la delibera di ammissione oppure le informazioni relative al rinnovo dell'iscrizione, al versamento della quota associativa o alla regolarità dei pagamenti del socio.

Il libro soci non va confuso con il registro dei volontari. Quest'ultimo è un registro che deve essere tenuto da tutti gli enti del terzo settore (ETS) che si avvalgono di volontari per la loro attività. Lo scopo di questo libro è attestare la regolarità dell'attività di volontariato per permettere la copertura assicurativa dei volontari ed è necessario che il registro venga vidimato da un notaio o da un segretario comunale.

Insieme al libro soci, ogni associazione deve tenere e conservare nella propria sede altri libri sociali. Nello specifico, è necessario avere:

• il libro dei verbali delle assemblee: in cui sono trascritti tutti i verbali delle assemblee ordinarie e straordinarie degli associati
• il libro dei verbali delle riunioni dell’organo amministrativo: nel quale vengono registrate tutte le delibere degli amministratori
• il libro di prima nota: dove vengono registrate tutte le entrate e le uscite giornaliere dell’associazione

Come si redige il libro soci

Il libro soci può essere tenuto in forma cartacea o elettronica (es. un file excel). Infatti, non esistono obblighi particolari: ogni associazione può scegliere la modalità che preferisce.

Il libro soci deve essere sempre disponibile presso la sede dell'associazione. Infatti, tutte le associazioni hanno l'obbligo di conservare e aggiornare il proprio libro soci che deve essere sempre consultabile nella versione più recente e completa.

Le associazioni possono godere di numerose agevolazioni fiscali a seconda della natura dell'attività associativa. L'aggiornamento e la corretta tenuta dei libri sociali contribuisce a garantire la regolarità della vita associativa che giustifica le agevolazioni concesse. Per evitare eventuali sanzioni fiscali, dunque, è molto importante tenere correttamente tutti i libri dell'associazione, compreso il libro soci.

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