Come fare una fattura elettronica in pochi semplici passi

La fattura elettronica è un documento fiscale obbligatorio in formato digitale che sostituisce la tradizionale fattura. Dal 2019 per emettere una fattura non è più possibile creare una fattura cartacea o in PDF e spedirla al cliente. Ora è necessario creare una fattura elettronica. Questa novità porta con sé numerosi vantaggi: maggiore sicurezza, tracciabilità e semplificazione della contabilità. In questa guida ti mostreremo come creare una fattura elettronica in pochi semplici passi, senza bisogno di competenze tecniche specifiche.

Che cos’è una fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento commerciale che attesta una vendita o una prestazione di servizi, che viene creata, trasmessa e conservata in formato elettronico. Devi emettere una fattura ogni volta che vendi un prodotto o svolgi un’attività a fronte di un compenso in denaro. 

Per creare la fattura elettronica devi usare un software autorizzato o un portale online dedicato. Questa fattura viene poi inviata al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, che la trasmette al destinatario. Quindi non sarai tu a doverla inviare ma sarà il sistema a consegnarla direttamente.

Esistono due tipi di fatture elettroniche, che si distinguono principalmente per il momento della loro emissione:

• Fattura Immediata: si intende la fattura emessa nella stessa data o al massimo entro 12 giorni da quando viene svolta la prestazione o viene venduto il bene al cliente. Ad esempio, un cliente va dal commercialista per un parere e questi gli deve emettere la fattura al massimo entro 12 giorni
• Fattura Differita: quando effettui più vendite o prestazioni a uno stesso cliente nello stesso mese, invece di emettere una fattura per ogni singola operazione, puoi raggrupparle tutte in un'unica fattura. Deve essere emessa entro il 15 del mese successivo. Ad esempio, se hai venduto dei prodotti a un cliente nei giorni 5, 12 e 20 maggio, puoi emettere una sola fattura il 10 giugno, indicando tutte e tre le vendite.

Il mancato rispetto delle scadenze può comportare onerose sanzioni amministrative.

Quando emettere lo scontrino e quando la fattura

La scelta tra scontrino e fattura dipende principalmente dalla natura del tuo cliente e dal tipo di operazione commerciale che stai effettuando. 

Lo scontrino è il documento fiscale che si emette di norma nei confronti dei consumatori finali, vale a dire persone fisiche che acquistano beni o servizi per uso personale e non per scopi legati ad un'attività imprenditoriale o professionale. Va emesso al momento del pagamento.

La fattura è un documento fiscale che si emette nei confronti di soggetti IVA, ovvero imprese o professionisti che acquistano beni o servizi per la propria attività. Per riassumere:

• Scontrino: da usare per le vendite al dettaglio ai consumatori finali.
• Fattura: da usare per le vendite a imprese e professionisti o quando è richiesta dal cliente.

Un esempio di fattura elettronica

Quando è obbligatoria la fattura elettronica

La fattura elettronica è obbligatoria per quasi tutte le operazioni commerciali che avvengono tra titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia e per le operazioni nei confronti della pubblica amministrazione.
Ad esempio, sono obbligati alla fatturazione elettronica i titolari di partita IVA:

• Società di capitali (srls, srl, spa)
• Associazioni che vendono beni o servizi (per maggiori dettagli consultare questo articolo)
• Titolari di partita IVA in regime ordinario o forfettario

Sono esclusi dall’obbligo della fatturazione elettronica:

• coloro che vendono beni o servizi a non residenti in Italia
• i soggetti che offrono prestazioni sanitarie a persone fisiche, come ad esempio medici, fisioterapisti etc.
• le associazioni che non vendono beni o servizi

Come creare una fattura elettronica

1. Procurati un software di fatturazione elettronica

Per creare una fattura elettronica, hai bisogno di un software specifico. Ci sono diverse opzioni:

• Gratuito: le Camere di Commercio e l'Agenzia delle Entrate offrono un servizio gratuito di fatturazione elettronica sui propri siti web 
• A pagamento: esistono anche tanti software privati (ad esempio, Aruba, Zucchetti, etc.) che rendono il processo più facile e automatizzato. 

Nel piano di contabilità che puoi acquistare su LexDo.it è compreso l’accesso al software di fatturazione senza costi aggiuntivi.

2. Inserisci i dati della fattura

I campi da compilare in una fattura elettronica sono simili a quelli di una fattura cartacea. Solitamente è il cliente a fornire questi dati. È importante ricordare che esistono risorse online che permettono di recuperare questi dati: nel footer del sito del vostro cliente o nei portali specializzati che associano il numero di partita IVA al nome dell’azienda.

Questi dati cambiano a seconda che il tuo cliente sia titolare di partita IVA o sia senza partita IVA:

• se il tuo cliente ha una partita IVA, avrai bisogno del suo “Codice Destinatario” per inviargli la fattura elettronica, oltre nome e cognome o ragione sociale e codice fiscale
• se il tuo cliente non ha partita IVA, puoi usare il Codice Destinatario “0000000" (7 zeri), oltre nome e cognome o ragione sociale e codice fiscale

3. Completa i dettagli della fattura

Una volta trovati i dati, dovrai inserire i dettagli relativi alla transazione:

• Numero e data della fattura: ogni fattura deve avere un numero progressivo (che viene assegnato dal software) e la data di emissione
• Descrizione dei beni o servizi venduti: specifica brevemente cosa hai venduto
  Ad esempio, una consulenza in materia di diritto del lavoro
• Importi: indica il prezzo dei beni o servizi e l'importo dell'IVA (se applicabile)
• Aliquota IVA: inserisci l'aliquota (22%, 10%, etc.) o specifica se sei esente (ad esempio, se sei in regime forfettario)
• Imposta bollo € 2,00: se sei in regime forfettario e fatturi un importo superiore a € 77,47 devi inserire l'imposta di bollo di € 2,00 e puoi addebitarla al cliente. Sulla fattura elettronica, non è necessario applicare una marca da bollo fisica. Basta selezionare l'opzione "Bollo Virtuale" direttamente nel software di fatturazione elettronica che stai utilizzando
• Cassa Previdenziale: se eserciti una professione autonoma e sei iscritto a una cassa previdenziale puoi addebitare al cliente una percentuale (di solito il 4% o il 2% a seconda della tua cassa).
  Ad esempio, compenso 1.000€, rivalsa INPS 4% = 40€, totale fattura 1.040€
• Rivalsa INPS: se sei un professionista autonomo con partita IVA e sei iscritto alla gestione separata INPS puoi farti pagare dal cliente il 4% dell’importo da richiedere al cliente e aggiungerlo in fattura.
  Ad esempio, compenso 10.000€, rivalsa INPS 4% = 400€, totale fattura 10.400€
• Termini di pagamento: precisa i tempi di pagamento (30/60 giorni) e la modalità.
  Ad esempio, pagamento a 30 giorni tramite bonifico o contanti. Di seguito in questo articolo puoi trovare in dettaglio più informazioni sui termini di pagamento.

4. Invia la fattura attraverso il Sistema di Interscambio 

Una volta creata la fattura, devi inviarla attraverso il Sistema di Interscambio, una piattaforma gestita dall'Agenzia delle Entrate che smista le fatture ai clienti.

• Se usi un software di fatturazione, l'invio viene fatto direttamente dal programma
• Se invece utilizzi il servizio gratuito, puoi caricare la fattura manualmente sul portale

5. Conservazione elettronica

Dopo l’invio, la fattura viene registrata. È obbligatorio conservarla in formato elettronico per 10 anni. I software di fatturazione solitamente includono nel servizio anche la conservazione a norma di legge; quindi, non dovrai preoccuparti di questo passaggio, controlla soltanto i termini di acquisto per evitare spiacevoli sorprese nel caso di eventuali cambi di software.

Come scegliere il termine di pagamento

La normativa vigente prevede un termine standard di 30 giorni per il saldo delle fatture, tuttavia è possibile stabilire, di comune accordo con il cliente, un lasso di tempo più esteso, ad esempio di 60 o 90 giorni. In ogni caso, il termine di pagamento deve essere indicato sulla fattura per evitare contestazioni.

Ti consigliamo di concordare preventivamente con il tuo cliente tutte le condizioni di pagamento, inserendo queste informazioni nel contratto di prestazione di servizio o vendita di beni. In questo modo, entrambe le parti hanno una chiara comprensione delle aspettative e degli obblighi reciproci. 

In caso di ritardo nei pagamenti, la legge (decreto legislativo n. 231/2002) prevede la possibilità di applicare gli interessi di mora. Il tasso è calcolato applicando una maggiorazione dell’8% al tasso di riferimento della Banca Centrale Europea (BCE). Questi interessi si applicano automaticamente quando il pagamento di una fattura non avviene entro la data di scadenza pattuita.

Ad esempio, importo netto: €1.000,00, tasso di mora ultimo semestre 2024: 12,25% annuo, giorni di ritardo: 30. Gli interessi di mora da addebitare saranno: (€1.000,00 x 12,25% : 365 giorni) x 30 giorni = €10,14. Importo totale dovuto: €1.010,14 + IVA (se dovuta)

Cosa fare dopo aver emesso la fattura

• Registra le fattura nei tuoi libri contabili: ogni volta che emetti una fattura, devi registrare questa operazione in un documento contabile (come un registro delle fatture emesse o un software di contabilità). Serve per tenere traccia di tutte le tue entrate e uscite, ed è fondamentale per calcolare il reddito e le tasse da pagare
• Procedi agli adempimenti fiscali, come il versamento dell'IVA se dovuta: l'IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) è una tassa che si paga sullo scambio di beni o servizi. Quando emetti una fattura, devi calcolare l'IVA dovuta e versarla allo Stato
• Attendi il pagamento nei tempi concordati: se il cliente non ti paga, puoi mandare un sollecito di pagamento con l’addebito degli interessi
• Conserva la fattura per 10 anni: è un obbligo di legge poiché le fatture possono essere richieste dall'Agenzia delle Entrate per fare dei controlli
• Consulta il tuo Cassetto Fiscale: accedi regolarmente al tuo Cassetto Fiscale per verificare che tutte le fatture siano state correttamente registrate e per controllare lo stato dei pagamenti. Il Cassetto Fiscale è un archivio messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate che ti permette di consultare tutte le fatture emesse e ricevute

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