Cosa Fare Dopo che hai Costituito la tua Società: 7 consigli pratici

Hai appena costituito la tua società (SRL, SRLS e Startup innovativa) e ti chiedi cosa devi fare per gestirla al meglio. In questa guida ti daremo alcuni consigli pratici per iniziare a regolare gli aspetti più importanti, evitare gli errori più comuni e creare tutta la documentazione necessaria. Vediamoli uno per uno.

1. Gestisci gli aspetti fiscali e contabili della tua società

Per gestire correttamente la contabilità della tua società, ti consigliamo di affidarti ad un commercialista esperto. Infatti, l'aiuto di un professionista è essenziale per essere in regola con i pagamenti, ridurre gli errori contabili e sostenere la crescita della tua attività. La sua assistenza personalizzata sarà essenziale per:

• l'apertura della partita IVA per l'iscrizione in Camera di Commercio (CCIAA)
• la comunicazione di inizio attività (SCIA). In genere, la SCIA viene presentata dal tuo commercialista per dichiarare di essere in possesso di tutti i requisiti necessari per svolgere la specifica attività (es. licenze o requisiti sanitari)
• l'attivazione dei libri sociali in cui si registrano le attività svolte (es. decisioni prese dall'assemblea)
• la predisposizione del bilancio e delle comunicazioni obbligatorie

Con LexDo.it puoi attivare il nostro servizio di contabilità online con commercialista a soli €499 + IVA a quadrimestre. Questo prezzo include tutto il necessario per gestire la tua attività.

2. Metti in regola il personale e i fornitori

Per far crescere la tua società avrai bisogno di dipendenti, collaboratori, fornitori e venditori. Per ciascuna di queste figure, è necessario rispettare specifiche regole riguardanti contratti, contributi e tasse.

Dipendenti

I dipendenti sono coloro che lavorano per la tua società sotto la tua guida e direzione e svolgono le attività e i compiti che gli vengono assegnati. Per assumerli è necessario stipulare un contratto di lavoro scritto. II datore di lavoro deve poi iscriversi all'INPS, all’INAIL e agli altri enti competenti e comunicare l'assunzione del dipendente. Una volta assunto il dipendente, deve gestire il rapporto in modo corretto. Ad esempio, occorre consegnare al lavoratore una busta paga mensile con tutte le informazioni sulla retribuzione e imposte. Per un maggior approfondimento, puoi leggere la nostra guida su Come assumere il tuo primo dipendente.

Inoltre, se vuoi fidelizzare e motivare i tuoi collaboratori e dipendenti puoi assegnargli delle quote o azioni della società tramite il Work for Equity che ti consente di ricompensare il loro lavoro con quote o azioni della società.

Collaboratori e Fornitori

Se la tua società ha bisogno di collaborare con soggetti esterni per svolgere alcune attività specifiche (es. professionisti, consulenti, esperti) occorre regolare i relativi rapporti. In particolare, è necessario stipulare un contratto adeguato che tenga conto del tipo di incarico, della sua durata o della prestazione.

Se il rapporto consiste in una collaborazione continuativa nel tempo (es. gestione dei social da parte di un'agenzia di marketing) devi usare il Contratto di Fornitura di Servizi Continuativi. Se invece il rapporto ha come fine la realizzazione di un progetto entro una certa scadenza (es. realizzazione di un logo o un sito) hai bisogno del Contratto d'Opera.

Partner e venditori

Se la società ha bisogno di promuovere e vendere i propri prodotti o servizi sul mercato tramite soggetti esterni è importante garantire una solida base contrattuale per proteggere gli interessi di entrambi. Questi sono i contratti che puoi utilizzare per stabilire relazioni commerciali sicure ed efficaci:

• Contratto di Procacciamento d'Affari per gestire il rapporto con persone che promuovono il tuo prodotto o servizio in modo occasionale e senza impegno. Questo accordo è molto utilizzato perché ti permette di regolare il rapporto in modo versatile. Infatti, le parti sono libere di stabilire quali attività il procacciatore è autorizzato a svolgere e le condizioni per l'eventuale pagamento della provvigione. Si può prevedere una provvigione fissa (es. €100), a percentuale (es. il 5% del fatturato della società), una soluzione mista oppure escludere del tutto la provvigione
• Contratto di Agenzia per regolare il rapporto con gli agenti di vendita che devono di promuovere i tuoi prodotti o servizi. In particolare, il contratto stabilisce sia le provvigioni che saranno corrisposte agli agenti in base alle vendite effettuate sia l'eventuale esclusiva territoriale o di settore per far sì che possano promuovere i tuoi prodotti o servizi solo nella zona o nel settore concordati
• Contratto di Distribuzione per espandere la tua rete di vendita ed entrare in nuovi mercati sfruttando la clientela del distributore. Puoi collaborare sia con grandi distributori sia con piccoli distributori di zona. Con questo accordo, entrerai in nuovi mercati e potrai sfruttare la clientela del distributore risparmiando i costi per la creazione di una tua rete commerciale

3. Gestisci il rapporto con i tuoi clienti

Se la tua società vende beni materiali, di solito non è necessario stipulare contratti scritti con i clienti. Tuttavia, se il tuo business si concentra sulla vendita di servizi, è essenziale avere un contratto scritto con i clienti per regolare in modo chiaro gli obblighi e prevenire problemi futuri o controversie. In particolare, prima di iniziare un rapporto commerciale assicurati di regolare gli aspetti fondamentali (es. durata, termini di pagamento e di consegna, responsabilità). Per questo scopo puoi utilizzare il contratto di Prestazione di Servizi. Invece, se l'attività della tua società si svolge principalmente online, dovrai prevedere i punti chiave con il cliente tramite i termini e condizioni descritti in dettaglio al punto n. 5 di questa guida.

4. Proteggi il marchio della tua società

Il marchio è il segno distintivo che rappresenta la tua azienda e serve a distinguere i tuoi prodotti o servizi da quelli di altre attività o concorrenti. Registrando un marchio, puoi rafforzare l'identità del tuo logo e vietare a terzi l'utilizzo senza autorizzazione.

Inoltre, puoi sfruttare economicamente il marchio, il brevetto o il know how cedendoli o permettendo ad altri di utilizzarli con una licenza di uso. Per maggiori informazioni, puoi leggere la nostra guida Come proteggere brand e idee.

5. Metti in regola il sito web della tua attività

Se la tua società vuole creare un sito web, devi seguire alcune semplici regole:

1. inserire i dati obbligatori del sito web (es. ragione sociale, sede legale, P.IVA o il numero di iscrizione al registro delle imprese)
2. creare i termini e condizioni del sito che stabiliscono le regole per accedere e utilizzare il sito. Servono a proteggere i diritti e le responsabilità del proprietario del sito ed a informare gli utenti sui rischi e le limitazioni del servizio che offri 
3. pubblicare le informative privacy e cookie sul sito in modo da informare gli utenti sull’uso dei propri dati. Se usi i cookie, devi fornire anche una cookie policy per spiegare ai visitatori del sito quali cookie sono impiegati. Inoltre, devi mostrare un cookie banner per permettere all’utente di accettare o rifiutare l'uso dei cookie e di cambiare le sue scelte
4. chiedere il consenso quando necessario

Per maggiori informazioni, puoi vi la nostra video guida: 7 regole per mettere a norma il tuo sito web.

6. Gestisci la privacy della tua società

La corretta gestione della privacy è uno dei punti fondamentali per essere credibile nei confronti dei clienti. Per rispettarla, devi seguire le norme che regolano il trattamento dei dati, evitando l'accesso e la diffusione non autorizzati dei dati personali. Inoltre, devi garantire la trasparenza e la responsabilità nei confronti delle persone interessate (es. i clienti) informandole su come utilizzi i loro dati e chiedere il consenso quando necessario.

La privacy non è solo un obbligo legale, ma ti aiuta a migliorare la sicurezza e reputazione della tua società ed a prevenire sanzioni. Per saperne di più sulla privacy e su come adeguarti, puoi leggere questo articolo Adeguamento GDPR: Mettiti in Regola con Pochi Semplici Passi.

7. Regola il rapporto con i tuoi investitori e soci

Durante la vita della tua società puoi avere bisogno di disciplinare il rapporto con degli investitori che mettono a disposizione le risorse per finanziare la tua attività. Per regolare i termini dell'investimento puoi utilizzare i Term Sheet.

Se invece hai bisogno di realizzare un progetto insieme ad un partner puoi utilizzare il contratto di Joint Venture. Si tratta di una cooperazione temporanea in cui i partecipanti mettono a disposizione le proprie capacità, risorse e conoscenze allo scopo di ottenere un risultato condiviso. Nel caso in cui tu debba gestire i rapporti con i tuoi soci puoi usare i Patti Parasociali (es. vendita delle partecipazioni).

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