Questo documento è una variante del documento “INFORMATIVA PRIVACY (PER ATTIVITÀ OFFLINE)

Informazioni su questo Documento Legale

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22-10-2019
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Cos’è l’Autorizzazione al Trattamento dei Dati Personali

Il documento di Autorizzazione al Trattamento dei Dati Personali viene usato per poter utilizzare correttamente i dati di un soggetto. In particolare, è il documento con il quale i soggetti interessati autorizzano il trattamento dei loro dati personali e vengono informati riguardo le finalità e le modalità del trattamento.

Affinché l'autorizzazione al trattamento sia legittima, infatti, occorre che l'interessato sia posto in condizione di conoscere quali dati verranno trattati, con quali modalità, finalità e i diritti che gli sono attribuiti dalla normativa sulla privacy in vigore. Inoltre, in alcuni casi, il soggetto deve esprimere il proprio consenso esplicito per autorizzare determinati trattamenti dei dati.

Quando il trattamento si fonda sul consenso dell’interessato questo dovrà essere espresso con una dichiarazione libera e informata, specifica e inequivocabile. Pertanto, si deve sempre essere in grado di dimostrare che il soggetto abbia prestato la propria autorizzazione per ogni singola finalità di trattamento senza essere stato condizionato nella scelta ed essendosi prima informato sull'utilizzo dei suoi dati.

I presupposti essenziali di legittimità del trattamento vengono regolati, in particolare, dal decreto legislativo 196 del 2003 (Codice Privacy) recentemente aggiornato dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati dell'Unione Europea (conosciuto come GDPR).

Quando è necessario richiedere il consenso al trattamento dei dati personali

Le norme in materia di privacy tutelano solo le informazioni personali che identificano o possono identificare le persone fisiche, con esclusione quindi dei dati di persone giuridiche, di enti o associazioni. 

Il soggetto interessato deve sempre essere informato prima della raccolta dei dati che lo possono identificare. Tuttavia, non è necessario informarlo nel caso in cui il trattamento riguardi:

  • un’attività esclusivamente personale, ad esempio, quando si raccolgono i dati personali della propria collaboratrice domestica;
  • una raccolta di dati che non venga archiviata in nessun modo.

Una volta informato il soggetto non va sempre richiesto il suo consenso esplicito. Infatti, sarà sufficiente informare il soggetto senza richiedere la sua autorizzazione esplicita se il trattamento viene effettuato:

  • esclusivamente per l’esecuzione di un contratto con il soggetto (es. richiesta dell'indirizzo per consegnare un prodotto acquistato dal soggetto);
  • per obbligo di legge/pubblica utilità (es. richiesta dei dati di fatturazione);
  • per esercitare un interesse legittimo (es. difendersi in giudizio, alcune particolari attività di marketing diretto);
  • nel caso in sui si voglia salvaguardare gli interessi vitali dell’interessato o di altra persona fisica (es. raccolta dei dati per un paziente).

La nostra formula di autorizzazione al trattamento dei dati personali è adatta ad ogni tipologia di trattamento effettuato e per qualsiasi finalità perseguita (sia che esso richieda il consenso che non). Ad esempio, può essere utilizzato da un’azienda che tratta i dati dei suoi clienti (es. per l’iscrizione ad un evento, videosorveglianza dei locali, registrazione ad un programma fedeltà), o che raccoglie i dati dei suoi dipendenti o collaboratori per una corretta gestione interna (es. archiviazione dati per fini amministrativi).

Inoltre, questo documento può essere utilizzato per il trattamento di qualsiasi tipologia di dato personale tra cui anche i dati sensibili. I dati sensibili sono quei dati che riguardano la sfera più privata della persona, come ad esempio dati sulla salute, la razza, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, dati genetici, dati biometrici, etc. Considerata la loro natura richiedono un trattamento che assicuri assoluta protezione e riservatezza.

Qualora il trattamento dei dati avvenga online tramite un sito web o un'app, invece, è necessario utilizzare un documento apposito, la privacy policy per siti web o app che ha la stessa finalità giuridica ma che prevede alcune clausole specifiche per l'utilizzo online.

L’autorizzazione al trattamento dei dati personali nel curriculum vitae

Un’esempio di trattamento dei dati personali è la gestione del curriculum vitae dei candidati che riceve un azienda.

Nonostante sia ormai una pratica consueta, non è necessario che il candidato rilasci il consenso ogniqualvolta invii un curriculum vitae (es. con una dichiarazione in calce al documento). Il nuovo articolo 111-bis del Codice Privacy, infatti, dispone che in caso di ricezione dei curricula al fine della instaurazione di un rapporto di lavoro, il consenso al trattamento dei dati personali non è dovuto.

Dalla norma si evince, inoltre, che anche l'azienda non dovrà inviare un'informativa privacy all'interessato nel momento in cui riceve il suo curriculum. Il soggetto dovrà, invece, ricevere tale informativa solo se viene contattato dal possibile datore di lavoro o comunque al primo contratto utile successivo all’invio del curriculum medesimo.

Cosa contiene il documento per l'autorizzazione al trattamento

Il nostro documento per ottenere l'autorizzazione al trattamento dei dati personali è aggiornato per rispettare il regolamento europeo per la privacy e soddisfa tutti i requisiti legali e contiene tutte le informazioni richieste dalla legislazione vigente in materia di privacy:

  • Tipologie di dati personali raccolti: è necessario comunicare ai soggetti interessati quali dati verranno raccolti (dati di contatto, dati sensibili, fiscali, etc.);
  • Finalità e base giuridica del trattamento: devono essere elencati gli scopi per cui vengono trattati i dati personali (ad es. comunicazioni con gli utenti, fini statistici, gestione delle buste paga, etc.) e la legittimazione su cui si basa il trattamento;
  • Destinatari terzi: devono essere indicati i nomi di eventuali soggetti terzi a cui verranno comunicati i dati (ad es. fornitori o partner del titolare);
  • Luogo: va indicato dove sono trattati i dati e se vengono trasferiti in un paese extra UE;
  • Periodo di conservazione dei dati: è necessario specificare per quanto tempo i dati vengono conservati dopo la cessazione del rapporto con l’Interessato;
  • Misure di sicurezza: vanno indicate le misure tecniche che adotti per mettere in sicurezza i dati oggetto del trattamento;
  • Processi decisionali automatizzati: va specificato se assumi delle decisioni attraverso mezzi tecnologici, senza il coinvolgimento umano, con effetti giuridici o altri effetti significativi simili che riguardano l'utente o che incidano significativamente sulla sua persona;
  • Dati identificativi dei soggetti che realizzano il trattamento: è necessario indicare tutti i dati per identificare chi gestisce il trattamento dei dati personali (ad es. il titolare o suo rappresentante e se nominato il responsabile del trattamento e il DPO;
  • Gestione del consenso: inseriremo le clausole necessarie quando sarà richiesto il consenso da parte del soggetto interessato;
  • Lingua inglese: è possibile generare il documento anche in inglese. È obbligatorio che il modulo di autorizzazione al trattamento dei dati personali sia sempre comprensibile quando gli interessati sono stranieri.

Al termine dell’intervista ti guideremo passo dopo passo in tutti gli adempimenti successivi necessari (ad es. la valutazione di impatto, la predisposizione di misure di sicurezza e la redazione del registro dei trattamenti) e affinché tutti i documenti connessi vengano correttamente predisposti. Se hai bisogno di più aiuto potrai anche sempre richiedere una nostra consulenza GDPR con un avvocato esperto per essere seguito ulteriormente sui trattamenti dei dati personali che effettui. Potrai inoltre richiedere un adeguamento GDPR siti web per adeguare il tuo sito web o app.

Informazioni necessarie

Per completare il documento di autorizzazione al trattamento dei dati personali sono necessari tutti i dati delle parti.

Il documento può essere modificato in ogni sua parte senza limiti di tempo. Non preoccuparti quindi se non hai a disposizione tutte le informazioni durante l’intervista, potrai sempre inserirle in un secondo momento.

Ricorda che la nostra intervista non genera un semplice fac-simile di Autorizzazione al Trattamento dei Dati Personali. Sulla base delle tue risposte il sistema elabora automaticamente un modello di contratto personalizzato per le tue esigenze esatte garantendone la correttezza legale.

Altri nomi

L'autorizzazione al trattamento dei dati personali è conosciuta anche come:

Altri documenti utili