Quando una società registra perdite che superano un terzo del capitale sociale, gli amministratori devono preparare una relazione sulla situazione patrimoniale da presentare ai soci (es. se la società ha un capitale sociale di €10.000 e ha accumulato negli anni delle perdite che superano €3.500). Solitamente questo documento viene preparato con l'aiuto del commercialista.
Vediamo insieme cosa deve contenere la relazione e come presentarla.
Cosa deve contenere la relazione sulla situazione patrimoniale?
La relazione serve a fornire ai soci una fotografia dello stato della società per permettere loro di valutare l'andamento del progetto imprenditoriale. La relazione è divisa in tre parti.
1. La situazione patrimoniale della società
Nella prima parte della relazione, gli amministratori devono illustrare lo stato patrimoniale aggiornato, che mostra da una parte ciò che la società possiede (beni e crediti), dall’altra i suoi debiti e la loro differenza (patrimonio netto).
Se la perdita viene rilevata mentre si sta preparando il bilancio, è possibile fare riferimento alla sua documentazione. In caso contrario, se la perdita si manifesta in un altro momento, gli amministratori devono preparare un bilancio infrannuale ad hoc da presentare ai soci.
2. Le cause delle perdite e le previsioni degli amministratori
La relazione deve poi spiegare le cause delle perdite rilevate dagli amministratori, per esempio l'aumento dei costi delle materie prime o un calo delle vendite.
Gli amministratori inoltre devono indicare le loro previsioni su come si evolverà la situazione della società durante l'esercizio in corso e in quello successivo.
3. Le misure adottate dagli amministratori
Infine, gli amministratori devono descrivere i passi già fatti per contenere i danni (come la ricerca di nuovi fornitori o la riorganizzazione del personale) e le misure che intendono attuare per superare la crisi.
Come si presenta la relazione sulla situazione patrimoniale?
La relazione preparata dagli amministratori deve essere messa a disposizione dei soci prima dell’assemblea in cui sarà presentata. A volte lo statuto prevede che possa essere inviata via PEC o e-mail, altrimenti il Codice Civile richiede che la relazione sia depositata nella sede della società almeno 8 giorni prima di questa assemblea.
Durante l’assemblea, gli amministratori devono anche aggiornare i soci su eventuali fatti rilevanti avvenuti dopo la redazione della relazione che possano aver modificato la situazione della società. Se nella società sono presenti un collegio sindacale o un revisore legale, inoltre, la relazione deve essere accompagnata dalle loro osservazioni.
