Tutte le società di capitali (come le SPA e le SRL) devono approvare e depositare ogni anno il proprio bilancio, un documento che presenta in modo completo come è andata l'attività economica della società nel corso dell'anno.
L'iter di approvazione del bilancio segue dei passaggi precisi elencati nel Codice Civile: vediamoli insieme in questo articolo.
La redazione del progetto di bilancio
Il primo passo è la redazione del progetto (o bozza) di bilancio da parte degli amministratori della società che dovrà poi essere approvato dall'assemblea dei soci.
Il progetto di bilancio è approvato con un verbale del consiglio di amministrazione (CdA). Solitamente con lo stesso verbale viene anche convocata l'assemblea dei soci per l'approvazione definitiva del bilancio.
La bozza di bilancio approvata dagli amministratori deve poi essere messa a disposizione dei soci almeno 15 giorni prima dell’assemblea che voterà per confermarla. Se sono presenti il collegio sindacale o il revisore, anche loro devono riceverne una copia almeno 30 giorni prima dell'assemblea.
L'approvazione del bilancio
Assemblea dei soci entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio
L'assemblea dei soci viene convocata per approvare il bilancio preparato dagli amministratori. L'assemblea deve essere convocata entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Solitamente l'esercizio delle società termina il 31 dicembre, quindi i soci devono riunirsi entro fine aprile.
Assemblea dei soci entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio
Lo statuto può prevedere che questo termine sia allungato a 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio in presenza di particolari esigenze organizzative (es. se sono cambiati di recente gli amministratori). In questo caso, gli amministratori dovranno specificare il motivo per cui si è ritardata l'approvazione del bilancio.
Cosa succede durante l'assemblea
Nell'assemblea i soci devono:
- approvare il bilancio o chiedere agli amministratori di modificarlo
- decidere come destinare l’utile (es. distribuendo dividendi) o come gestire le perdite (es. coprirle con nuove risorse)
Le decisioni dei soci devono essere riassunte in un verbale di assemblea da depositare insieme al bilancio, come vedremo più in dettaglio nei prossimi paragrafi.
Il deposito del bilancio
Una volta approvato dai soci, il bilancio deve essere depositato presso il Registro delle Imprese entro 30 giorni dalla data di approvazione. Il fascicolo deve comprendere:
- il bilancio approvato
- il verbale di approvazione dell’assemblea dei soci
- la relazione sulla gestione degli amministratori, del collegio sindacale e/o del revisore (se presenti)
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Fasi e tempi: come funziona l’approvazione del bilancio
Quindi, in poche parole, come funziona l'approvazione del bilancio? Ricapitoliamo insieme chi si deve attivare e le tempistiche da rispettare.
Step 1: redazione del progetto di bilancio
Il consiglio di amministrazione (CdA) prepara la bozza di bilancio entro fine marzo o fine maggio.
Step 2: approvazione del bilancio
L'assemblea dei soci si riunisce per approvare la bozza di bilancio entro fine aprile o fine giugno.
Step 3: deposito del bilancio
Il bilancio approvato dai soci viene depositato presso il Registro delle Imprese entro un mese dalla data dell'assemblea.
