Contratto per Location Eventi e Mostre – Modello e Guida

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9-5-2022

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Cos’è il Contratto per Location Eventi e Mostre

Questo documento è una variante inclusa nel “Contratto di utilizzo di spazi e servizi”

Il Contratto per Location Eventi e Mostre regola i rapporti tra chi intende organizzare un evento di qualsiasi tipo e chi mette a disposizione uno spazio eventi o uno spazio espositivo, dotato di particolari servizi utili e connessi alla sua organizzazione.

Il contratto che viene utilizzato in questi casi è quello di fornitura di spazi e servizi: i suoi elementi principali e obbligatori sono, infatti, l’offerta di locali arredati per ospitare eventi e la fornitura di servizi funzionali alla loro realizzazione. Se manca l’offerta dei servizi, per il solo utilizzo dello spazio bisognerà stipulare un contratto di locazione.

Questo contratto consente di regolare con flessibilità gli aspetti legati alle modalità di utilizzo della location da parte del cliente, di determinare i prezzi e di stabilire in anticipo le responsabilità del cliente nel caso di scorrettezze nell’utilizzo degli spazi.

Quando si usa il contratto per spazi eventi

Il contratto viene utilizzato da chi deve organizzare un evento e ha bisogno sia di uno spazio per ospitarlo sia di servizi utili per la sua realizzazione.

Gli spazi e i servizi messi a disposizione con questo contratto possono essere i più vari. Si può, ad esempio, trattare di location per matrimoni, feste, meeting aziendali, mostre ed esposizioni, presentazioni con annessi servizi quali catering, open bar, DJ, decorazione floreale, fotografi, sicurezza, personale di accoglienza, guardaroba, allestimento, wedding planner, ecc.

Si può anche trattare di location particolari come ad esempio case, spazi di design, aree sportive, musei, studi fotografici, dove vengono offerti servizi per eventi privati o attività di team building, quali, ad esempio, dimostrazioni culinarie, servizi fotografici, disponibilità di cucina attrezzata per chef, impianto audio, sala cinema, personale per attività sportiva, ecc.

L’importante è che il gestore dello spazio per eventi offra uno o più servizi ulteriori rispetto alla sola offerta dei locali. Se infatti il gestore si limita a metter a disposizione uno spazio arredato (ad esempio un salone con tavoli, sedie e quadri), ma non fornisce alcun servizio ulteriore, sarà opportuno stipulare con l’utilizzatore o gli utilizzatori dello spazio un contratto di locazione commerciale transitorio (di breve periodo).

Cosa contiene il modello di contratto per spazi espositivi

Il nostro contratto per spazi espositivi soddisfa tutti i requisiti legali. Le principali clausole incluse riguardano:

Descrizione dello spazio: con l’individuazione del luogo, dei locali, dell’eventuale postazione ufficio, degli arredi ecc.
Descrizione dei servizi offerti: che possono essere elencati all’interno del contratto oppure in un documento allegato
Corrispettivo: include sia l’utilizzo dello spazio che dei servizi. I prezzi possono essere elencati nel contratto in un allegato.
Servizi aggiuntivi: per i servizi accessori non inclusi nel corrispettivo per lo spazio
Durata: scelta liberamente dalle parti. Può essere anche solo di poche ore, oppure mensile, annuale, rinnovabile alla scadenza, ecc.
Recesso: per consentire al cliente di far cessare il contratto prima della scadenza
Modalità di accesso allo spazio: se, ad esempio, l’accesso è 24 ore su 24, 7 giorni su 7, se il cliente viene dotato di chiavi o di un badge o se c’è un personale incaricato o un servizio di reception
Obblighi del cliente: consistono principalmente nell’attenersi alle regole di buon comportamento all’interno dei locali e nel non compiere attività illecite attraverso l’uso dello spazio e dei servizi
Limitazione di responsabilità del titolare: non è responsabile per l’attività compiuta dal cliente nei suoi locali e non risponde per furti o danni relativi alle cose dei clienti
Cauzione: il titolare dell’immobile può richiedere il deposito di una somma, a copertura degli eventuali danni causati dal cliente e, in generale, a garanzia del corretto adempimento degli obblighi contrattuali
Regole della privacy: viene specificato che il trattamento dei dati personali ha l'esclusiva finalità di dare esecuzione agli obblighi derivanti dal contratto, le modalità di trattamento, il divieto di cessione dei dati a terzi

Al termine dell'intervista, ti guideremo passo per passo attraverso tutti gli adempimenti successivi necessari affinché il tuo contratto di uso spazi e servizi sia regolarmente stipulato.

Informazioni necessarie

Per completare il documento sono necessari tutti i dati delle parti.

Il documento può essere modificato in ogni sua parte senza limiti di tempo. Non preoccuparti quindi se non hai a disposizione tutte le informazioni durante l’intervista, potrai sempre inserirle in un secondo momento.