Come firmare digitalmente un documento o un contratto

Come firmare digitalmente un documento o un contratto

Vuoi firmare un documento digitale ma non sai come fare né quale formato scegliere? Attraverso la nostra guida potrai conoscere il valore legale delle firme elettroniche e scoprire come firmare digitalmente un documento.

Cos’è la firma digitale

La firma digitale è lo strumento che consente di sottoscrivere un documento informatico con gli stessi effetti di una firma tradizionale. Si tratta, quindi, dell’equivalente elettronico della firma cartacea, o “autografa”. La firma digitale ha un elevato livello di sicurezza che garantisce l’autenticità della sottoscrizione e la titolarità del soggetto che firma.

La normativa sulla firma digitale è contenuta nel codice dell’amministrazione digitale (CAD), l’insieme delle norme sui documenti informatici e sulle firme elettroniche. Il CAD stabilisce la validità legale della firma digitale che può essere usata come strumento per regolare i rapporti con la pubblica amministrazione e i rapporti tra privati. Questa disciplina è stata modificata nel tempo, in base al Regolamento dell’Unione Europea sull’identità digitale (eIDAS).

Tipologia di firma elettronica

In ambito europeo, esistono due principali categorie di firme: la firma elettronica semplice e quella avanzata. La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata.

Firma elettronica semplice

La firma elettronica semplice, o “debole”, è la firma informatica meno sicura e quella con minore valore legale. Questa firma, infatti, non ha le caratteristiche tecniche necessarie a garantirne l’autenticità e la sicurezza. In particolare, non presenta i certificati e le chiavi di sicurezza proprie delle firme elettroniche avanzate. Ad esempio, stampare un file PDF, firmarlo a mano e poi scansionarlo è una firma elettronica semplice.

Questa firma non ha lo stesso valore di quella cartacea e non conferisce al documento valore di scrittura privata. Ciò significa che il valore della firma elettronica semplice è liberamente valutabile da un giudice, di volta in volta, in relazione al caso concreto. In particolare, è possibile firmare un contratto con la firma elettronica semplice, ma il giudice potrebbe non riconoscergli validità legale.

L’unica firma elettronica che conferisce sempre valore legale al documento informatico è la firma elettronica avanzata. Tuttavia, anche un contratto sottoscritto con firma debole potrebbe essere comunque valido. Ad esempio, quando insieme alla firma ci sono altri elementi che identificano in modo certo le parti e la loro volontà, come la presenza di testimoni o uno scambio di e-mail a cui solo le parti hanno accesso.

Firma elettronica avanzata

La firma elettronica avanzata, o “forte”, soddisfa i requisiti previsti dalla legge per identificare il firmatario in modo certo. Si tratta di una sottoscrizione informatica che garantisce un elevato livello di sicurezza e controllo del titolare. In particolare, questa firma dispone degli standard tecnici adeguati per ricondurre la firma in modo univoco al titolare. Ad esempio, la firma grafometrica che viene apposta su tablet speciali, capaci di salvare i dati biometrici del firmatario, è un tipo di firma elettronica avanzata.

Questa firma è riconosciuta dalla legge al pari della firma autografa e ha la stessa efficacia probatoria della scrittura privata (art. 2702 c.c.). Ciò significa che è affidabile per riconoscere la paternità di un documento in modo certo. Tale firma, può essere disconosciuta dal titolare solo se quest’ultimo prova in giudizio che non è stato lui ad apporla al documento.

La firma elettronica avanzata si divide in due ulteriori tipologie: la firma qualificata e la firma digitale. Entrambe hanno lo stesso valore e una tecnologia simile. La differenza è che la firma qualificata (es. la tessera sanitaria) si basa su un certificato tecnologico qualificato per firme elettroniche, mentre la firma digitale dispone sia del certificato sia di un sistema di chiavi crittografiche. Per legge, è necessaria almeno una di queste due sottoscrizioni per firmare digitalmente un contratto su operazioni immobiliari.

Come firmare digitalmente un documento online

Per firmare digitalmente un documento in modo valido è opportuno tenere in considerazione le seguenti indicazioni pratiche:

  • Se la legge richiede la forma dell’atto pubblico o scrittura privata (es. compravendita immobiliare) è sempre necessario usare una firma tradizionale o una firma digitale
  • Se la legge richiede la forma scritta a pena di nullità (es. locazione) è consigliato usare una firma tradizionale, una firma elettronica avanzata. Quando viene usata una firma elettronica debole, la validità del documento è liberamente valutabile dal giudice e potrebbe essere comunque garantita in presenza di elementi che identificano in modo certo le parti e la loro volontà (es. testimoni o corrispondenza via e-mail)
  • Se non è richiesta la forma scritta (es. accordo di riservatezza o NDA) può essere liberamente usata la firma elettronica debole in quanto la firma costituisce un elemento aggiuntivo rispetto all’accordo verbale che in questo caso è sufficiente

Ad esempio, per una compravendita immobiliare è necessaria la presenza di un notaio ed è necessario garantire l’identità di chi firma l’atto con una firma tradizionale o una firma digitale del tutto equivalente. Se due aziende partner che collaborano frequentemente stringono un nuovo accordo commerciale semplice è, invece, possibile utilizzare anche una firma elettronica debole in quanto la forma scritta non è obbligatoria e il rischio che la validità legale non sia riconosciuta è basso.

Come fare una firma digitale

La firma digitale viene apposta ad un documento informatico con un dispositivo particolare (smart card o penna USB), utilizzando un software approvato da un’Autorità di certificazione accreditata dall’Unione Europea. Attraverso il software, si seleziona il file da firmare digitalmente e il certificato disponibile, si inserisce il dispositivo di firma in un lettore e il relativo PIN, si sceglie il tipo di busta crittografica (es. PAdES, CAdES, XAdES), in relazione all’estensione del file (es. PDF, XML), e si preme sul pulsante “Firma”.

Come fare una firma elettronica debole o semplice

Un documento sottoscritto con firma semplice, o debole, non dà le stesse garanzie di una firma avanzata, ma con alcuni accorgimenti si può aumentare il livello di sicurezza.
Innanzitutto, il documento dovrà essere salvato in un normale formato PDF e andrà poi siglato su tutte le pagine e per esteso alla fine del documento. Per apporre la firma non c’è differenza se si stampa il documento, lo si firma e lo si scannerizza oppure se si utilizzano software per firmare il documento elettronico (come Adobe Acrobat o Adobe Reader oppure l’App Anteprima su Mac). In entrambi i casi, non si tratterà di una vera firma elettronica avanzata.

Come inviare il documento firmato digitalmente

A prescindere dal metodo con cui viene firmato il contratto, è importante assicurarsi che la controparte riceva il documento.

Lo strumento consigliato per tale scopo – sia se avete usato una firma elettronica avanzata sia se avete scelto la firma debole – è sempre la casella di posta PEC. Quest’indirizzo e-mail permette di avere la certezza della ricezione del documento, essendo l’equivalente di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. La sola PEC, tuttavia, non garantisce l’identità della controparte, ma aggiunge un livello ulteriore di sicurezza. Inoltre, nel caso di un’impresa, l’indirizzo PEC deve essere registrato in camera di commercio e mantenuto sempre aggiornato permettendovi di trovarlo e potrà quindi essere trovato con semplicità.

Se la controparte non dispone di una casella PEC, è possibile utilizzare anche un indirizzo di posta ordinaria. In questi casi, consigliamo di assicurarvi che l’indirizzo e-mail della controparte sia corretto e usato regolarmente. Inoltre, è sempre preferibile richiedere una risposta di conferma di ricezione del documento finale e di mantere la corrispondenza in forma scritta, in modo da avere prove aggiuntive delle trattative in corso.

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